Segundo as diretrizes do Conselho Internacional de Arquivos, um programa de gestão de documentos deve ser desenvolvido em três fases: produção; utilização e conservação; e destinação (eliminação). Leia os trechos abaixo, que descrevem as principais atividades relacionadas a cada uma dessas fases.
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Criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos.
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Identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
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Concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
Os trechos 1, 2 e 3, descrevem respectivamente as fases: